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NOTE EXPLICATIVE SUR LES TROIS PROCEDURES DE CREATION D’UNE ENTREPRISE SOCIETAIRE AU GUICHET UNIQUE DE CREATION D’ENTREPRISE

Publié jeudi 31 mars 2016, par Begin Salumu

L’article 36 al 1er de l’Acte Uniforme portant sur le Droit Commercial Général dispose que « Le Registre du Commerce et du Crédit Mobilier est tenu par le greffe de la juridiction compétente ou l’organe compétent dans l’Etat-partie sous la surveillance du Président de ladite juridiction ou du juge délégué par lui à cet effet ou de l’autorité compétente dans l’Etat-partie ».

En République Démocratique du Congo, le Gouvernement, par le Décret N°12/045 du 01 Novembre 2012 portant Création, Organisation et Fonctionnement du Guichet Unique de Création d’Entreprise tel que révisé par celui N°14/2014 du 8 mai 2014, a opté pour la deuxième possibilité, en confiant la tenue du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier à un organe compétent autre que les juridictions commerciales. C’est le Guichet Unique de Création d’Entreprise.

Service public doté d’une autonomie administrative et financière placé sous l’autorité directe du Ministère de la Justice, Garde des Sceaux et Droits Humains, le Guichet Unique de Création d’Entreprise est un centre unique d’accomplissement rapide des formalités essentielles de Création d’Entreprises, personnes physiques et morales. Tout se fait désormais au Guichet Unique de Création d’Entreprise, dans les conditions garanties de :

  • Célérité ;
  • Transparence ;
  • Efficacité ;
  • Facilitation.

Le processus de création d’entreprise : Les trois (3) procédures.

Procédure N°1 : La vérification de la dénomination sociale

Grâce au système informatique sur base duquel repose tout le fonctionnement du GUCE, la vérification de la dénomination sociale se fait instantanément à la présentation du dossier par le requérant au service de desk office (Réception).

En effet, dès que le préposé de la réception introduit dans le système la dénomination proposée par le requérant, le système répond immédiatement en validant ou non ladite dénomination.

Dans la deuxième hypothèse, il est demandé au requérant de proposer une autre dénomination sociale étant donné que la première est déjà utilisée par une autre société.

Pour éviter cette situation, le Guichet Unique a toujours conseillé aux requérants de procéder préalablement à cette vérification avant même toute autre formalité. Et c’est ce que font la plupart des requérants, ce qui justifie que des cas de rejet de dénomination sociale par le système informatisé du GUCE sont devenus rares.

Procédure N°2 : Le dépôt du capital social dans un compte indisponible ouvert au nom de la société en formation.

Le requérant est libre quant au choix de sa Banque dépositaire. Cependant, afin de faciliter la procédure du dépôt du capital social et, par ricochet, de faire gagner du temps aux fondateurs de la société, le Guichet Unique de Création d’Entreprise a négocié et obtenu depuis 2014 l’implantation dans ses installations d’un Guichet d’une Banque privée. Les requérants intéressés peuvent donc faire d’une pierre deux coups et à partir d’un même point d’action déposer, contre une attestation de dépôt ou un bordereau de versement, leur capital social et par la même occasion, remplir le Formulaire unique.

Nota Bene : Conformément à la loi, les fonds ainsi déposés sont indisponibles jusqu’au jour de l’immatriculation de la société au registre du commerce et du crédit mobilier. A compter de ce jour, ils sont mis à la disposition du ou des gérants, régulièrement nommés par les statuts ou par acte postérieur.

Ceci revient à dire que toute société, même si elle a déjà fait le choix de sa Banque dans le cadre de ses futures activités, peut néanmoins, en rapport avec le processus de création d’entreprise, déposer son capital social au Guichet de la Banque partenaire du Guichet Unique de Création d’Entreprise, implanté dans les installations de ce dernier.

Procédure N°3 : Le remplissage du Formulaire unique (au Guichet Unique de Création d’Entreprise).

Dans la vague de réformes effectives réalisées dans le cadre de l’amélioration du climat des affaires et des investissements en général, et du processus de création d’entreprise en particulier, le Gouvernement de la République a, par les soins du Ministre de la Justice, Garde des Sceaux et Droits Humains, pris l’Arrêté Ministériel N°212/CAB/MIN/J&DH/2014 du 02 Décembre 2014 portant approbation du Formulaire Unique de demande de création d’entreprise.

Aux termes de l’article 3 dudit Arrêté, « Les Services intervenant dans le processus de création d’entreprise se fondent sur les informations contenues dans le Formulaire unique pour accomplir les formalités de leurs compétences respectives ». Ce formulaire est disponible gratuitement au Guichet Unique de Création d’Entreprise et sur son site web. Il est déposé, accompagné de certaines pièces justificatives.

Il sied de signaler qu’un accusé de réception est remis au requérant après l’enregistrement du dossier par le service du front office.

Les documents ou formalités obtenus par le requérant après remplissage en bonne et due forme de ce Formulaire unique sont :

  • Authentification des statuts (formalité devenue facultative ou non obligatoire pour les SARL depuis l’Arrêté interministériel de Décembre 2014) ;
  • Registre du Commerce et du Crédit Mobilier, RCCM (immatriculation) ;
  • Numéro d’Identification Nationale (ID. NAT.) ;
  • Publication des statuts au Journal Officiel de la R.D. Congo et dans le site web du GUCE ;
  • Numéro d’Affiliation à l’Institut National de Sécurité Sociale (INSS) ;
  • Numéro d’affiliation à l’Institut National de Préparation Professionnelle ;
  • Autorisation communale d’ouverture de l’établissement ;
  • Numéro Impôt ;
  • Récépissé de la déclaration d’établissement ou de la demande de permis d’exploitation, selon le cas (Ministère de l’Environnement).

Grace à ce formulaire unique de demande de création d’entreprise, le requérant est désormais épargné de nombreuses vacations, équivalentes aux nombreuses procédures qu’il devait réaliser auprès de chacune des administrations impliquées dans le processus de création d’entreprise. Toutes ces administrations sont représentées soit par des agents détachés au siège du Guichet Unique de Création d’Entreprise soit par des points focaux qui, tout en étant dans leurs services, travaillent étroitement avec le GUCE. Il s’agit dans le dernier cas, des administrations dont les informations contenues dans le Formulaire unique ne sont que déclaratives et n’impliquent délivrance d’aucun document. C’est le cas de l’Office National de l’Emploi(ONEM) et de l’Inspection Générale du Travail.

Le Formulaire unique assure donc la fonction de rassembler en une seule procédure toutes celles qui étaient jadis faites séparément auprès des différentes administrations.

Le tout se fait désormais en un seul instant, en un seul lieu, à savoir le Guichet Unique de Création d’Entreprise et généralement dans un délai de trois (3) jours ouvrables.

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NOTE EXPLICATIVE SUR LES TROIS PROCEDURES DE CREATION D’UNE ENTREPRISE SOCIETAIRE AU GUICHET UNIQUE DE CREATION D’ENTREPRISE